Como todo en la vida, necesitaremos una preparación breve y un estudio preliminar antes de realizar nada. En la confección de un proyecto ocurre exactamente lo mismo. Para gestionar adecuadamente un proyecto necesitamos realizar unos pasos previos para maximizar las probabilidades de éxito. Necesitamos ir poco a poco y paso a paso a través de la gestión del proyecto.
A continuación, vamos a marcar una serie de pasos que conviene que tú también tengas en cuenta para formular los antecedentes de tu proyecto, que los sigas uno a uno puede ser la clave de poder alcanzar tu meta finalmente o de quedarte a las puertas. Tú eliges:
1 – Definición del alcance del proyecto:
Lo más importante en todo tipo de proyectos es definir con claridad el alcance. ¿Qué es lo que vamos a conseguir? ¿Cuáles son los objetivos del proyecto? Del mismo modo, trataremos de definir en pocas palabras dicho alcance de modo que sea simple y fácil de explicar a otras personas. Si el proyecto ya empieza con una mala definición de su alcance, difícilmente podremos exponerlo a nuestros supervisores y es muy posible que resulte rechazado.
2 – Determinar los recursos con los que contamos:
Para lograr nuestro proyecto necesitaremos una cantidad de dinero, personas, material, etc… Un buen jefe de proyectos debe tener todo esto en consideración antes de realizar nada, e intentar controlar estas variables al máximo, ya que serán de las que se tenga que estirar y hacer juegos de malabares para tratar de encajar el conjunto en su totalidad.
3 – La línea de tiempo:
Define con claridad tu línea del tiempo de modo que sepas en todo momento cuándo debe ser finalizado el proyecto. Determina unos plazos fijos de finalización, un desarrollo de las horas que se inviertan, siempre de acuerdo con las limitaciones económicas del presupuesto.
4 – Enumera las etapas de una en una:
¿Cuál es el primer paso? Comienza enunciando el primer paso y posteriormente, en orden cronológico, establece los siguientes pasos, dejando un margen temporal no muy ajustado de modo que se puedan hacer cargo problemas e imprevistos que restrasen cada etapa.
5 – Un plan para cada etapa:
Una vez establecidas las etapas del proyecto, debemos determinar un plan para cada una de ellas, en las que se defina con claridad los pasos, lo que sucede, quién o quienes realizan cada tarea, y el tiempo que dedicaran a hacerlo.
6 – Consulte la opinión de los beneficiarios del proyecto:
Es importante obtener información de las personas o entidades que se van a beneficiar del proyecto. Ya sean personas de a pie, clientes o empresas, es necesario saber si se va a satisfacer todas sus peticiones, sólo algunas, sólo la más importante, y si el resultado final planteado va a ser o no suficiente. Muchos proyectos han finalizado en tiempo y presupuesto para darse cuenta posteriormente que no satisfacían las necesidades finales. No cometas el mismo error y pregunta.
7 – Deja un margen a los cambios (Plan B):
Los antecedentes del proyecto son importantes, pero no deben ser sagrados e inamovibles. Si tienes un plan para ir desarrollándolo día a día, puede ocurrir un incidente, o accidente o algo que cambie tus planes y por tanto tener que desarrollar el proyecto de otro modo. Conviene por tanto tener preparado un plan B, o distintas formas de hacer lo mismo, pero por otro camino, aunque sea más caro.
8 – Documentarlo todo:
Lleva un registro de todo lo que ocurre en tu proyecto. Anota si aparecen cambios y porqué. Para cada nuevo requisito debes anotar de dónde viene, como acoplarlo a la línea de tiempo, como ajustarlo al proyecto, no debes dejar margen a tu memoria ya que suele fallar, que lo que se queda escrito no desaparece ni se olvida.
9 – Información
Informa a todas las partes que colaboran con el proyecto y así mismo exige una información plena por parte de ellos. Que los problemas se conozcan tan pronto como se presenten. Si alguien considera hacer un cambio, también que informe. Si todo el equipo colabora en pleno conocimiento del proyecto y no sólo de sus áreas particulares, se puede alcanzar una sinergia que ayude entre todos a la mejora y buena finalización del proyecto.